Exchange Online移行後のOutlookの設定

皆さん、こんにちは。

前回のニュースレターでは、これまで独自ドメインのEメールをお名前メールスタンダードプランで運用していたところ、料金がかなり高くなってきたため、MicrosoftのExchange Onlineに移行した経緯や、DNS設定の変更などについて紹介しました。

◇前回の記事「Eメール環境をExchange Onlineに移行してみた」（2025/11/4）

https://www.digitalbiz.jp/post/article20251104

私が使っているMicrosoft365 Business Standardのライセンスには、次のものが含まれています。

• Excel、Word、PowerPointなどのいわゆるOfficeソフト（デスクトップアプリ版）

• OneDrive（1テラバイトのクラウドストレージ）

• Teams（Web会議など）

• Exchange Online（メールサービス）

• PowerPlatform無料利用権（データベース、ローコードアプリ開発、自動化、データ分析などの高度なビジネス用クラウドサービス群）

これだけの内容が入って年額22,488円（税別、Microsoft定価）というのは、めちゃくちゃ高コスパと言えるんじゃないでしょうか。

（ちなみに当事業では、Microsoftのリセラーとして、よりおトクな料金でご提供しておりますので、詳しくはこちらをご覧下さい。）

もちろんライセンス数にもよりますが、私の場合は個人事業主で1ライセンスのため、元々使っているMicrosoft365に含まれるExchange Onlineを活用しない手はないと判断したものです。

意外と厄介だったOutlookの設定

そして今回の記事では、その移行後にMicrosoftのメールソフトOutlookの設定を行ったことについて紹介します。

正確に言えば、Outlookを正しく動作させるためのExchangeサーバー側の設定も含みますが、ここでは「Outlookの設定」という言い方にしておきます。

Outlookは会社勤務時代にメールソフトとして使っていたため、馴染みはありますが、そのときは当然ながら情報システム部が設定してくれたものを使っているだけでした。

今回、自分の独自ドメイン環境で使うとなると、意外に設定が厄介で、むしろメール移行そのものより苦労しました。

前回記事で紹介したとおり、今回の設定では、3つのメールアドレスを、個人メールボックスと2つの共有メールボックスを使って併用しますので、これらをうまく使い分けられることが必要です。

すなわち、

• 個人メールボックスのアドレスで送信したメールのコピー（送信記録）は個人メールボックスの送信済みフォルダに残り、

• 同様に共有メールボックスのアドレスで送信したメールのコピーは共有メールボックスの送信済みフォルダに残る

といった当たり前の動作が、当然にできなければなりません。

ところが送信テストを行ってみると、この当たり前の動作ができません。

共有メールボックスのアドレスで送信したのに、そのコピーが個人メールボックス側に入ってしまうのです。

レジストリ設定までいじる羽目に

なお今回使用しているパソコン用デスクトップアプリのOutlookは、「クラシック版」です。

Microsoftからは「新しいOutlook」がリリースされていますが、共有メールボックスのアドレスなど、差出人を切り替えて送信する機能に対応していませんので、デスクトップ版Outlookの「新しいOutlookを試す」スイッチはオフにしておきます。

話しを戻すと、共有メールボックスには、Exchange管理センターの設定で、フルアクセス権と、個人メールボックスのアドレス（kitajima@digitalbiz.jp）が送信者として送信できる権限を設定しています。

しかし所定のフォルダにコピーを残す設定がなかなかうまくいかず、ChatGPTに相談しながら、Windows PowerShellでExchangeサーバーへのコピーの残し方の設定を変えてみたり、VBAマクロを試してみたりしましたが、どうしてもうまくいきません。

試しにMicrosoft365 Copilot（Microsoft365 Business Standardのライセンスで利用できる生成AI機能）に相談してみたところ、レジストリキーを設定しろと言います。

レジストリキーとは、Windowsのシステム設定情報のことで、通常は使いません。

設定を誤ると、Windowsシステムに重大な影響が生じるかもしれない上級者向け機能です。

しかし今回は他に手が無いことから、止むを得ずレジストリエディターを立ち上げ、Copilotの指示に従い、慎重に設定を投入したところ、何とか正しくコピーを保存する動作を実現することができました。

Microsoftサポートに調査依頼中

メールの設定のためにレジストリをいじるなど、普通はあり得ないと思うんですが、何とか苦労して正しくコピーが保存されるようにしたのが、上の表の※1です。

ちなみにChatGPTに相談する中では、レジストリをいじるといった提案は出てこなかったので、それはなぜかとChatGPTに尋ねたところ、レジストリ操作は上級者向け設定であり、ユーザ環境に重大な影響を生じさせかねないことから、自ら提案はしないよう設計されているという回答でした。

ChatGPTとCopilot、根っこは同じOpenAI社の生成AIですが、回答のポリシーに違いがある点は面白いですね。

上の表に戻ると、パソコンでOutlookを利用する際には、ブラウザ上で動作するOutlook on the web（OWA）というものもありますが、上記で苦労して設定したにも関わらず、OWAでは共有メールボックスのアドレスから送信／返信しても、個人メールボックス側にコピーが入ってしまう現象を解消できませんでした（※2）。

その一方で、スマートフォン版のOutlookアプリでは、何ら問題なく正常な動作ができました。

スマホアプリが問題なく動けば、いつでもどこでもメール対応が可能なので、せめてもの救いと言えるでしょうか。

共有メールボックスの活用など、それほど特殊な使い方とは思えず、もう少し簡単に設定できるようにしてもらいたいものです。

この点、Microsoftサポートに対して、なぜ当然の動作が正常にできないのか、なぜこんなにも設定が複雑なのか、問合せと改善要望を投げかけています。

Microsoft側の見解が明らかになれば、また紹介したいと思います。

中小企業様におかれても、メールなど社内システムの導入や設定変更にお悩み・お困りのケースもあろうかと思いますが、「社外DX担当部長」がこのように根気よくお手伝い致しますので、ぜひ何なりとご相談いただければと思います。

では、宜しくお願い致します。

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