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メール誤送信対策これだけはやっておこう

更新日:6月4日

皆さん、こんにちは。

メール誤送信は、もっとも一般的な情報漏えい事故の原因ではないかと思います。

会社勤めをしていた際、私が直接やったことはありませんが、部下がやってしまったために、対応に追われたことは何度かあります。

A社に送るべきメールを、誤ってB社に送ってしまった、といったケースですね。

A社にもB社にも謝罪が必要となります。

B社の方が、すぐに該当メールを削除してくれたとしても、A社にとっては自社の情報が漏えいしたという疑いは拭いきれません。

A社にもB社にも、大きく信頼を損なう事態となってしまいます。

企業の場合は、メール誤送信による顧客情報漏えいを防止するため、様々なツールを導入したりしていますが、中小企業や個人事業主ではそこまでのコストをかけた対策は難しいと思います。

私自身も個人事業主となった今、案件が増えてくると、複数のお客様の仕事を同時並行で行うため、メール誤送信のリスクが高まってきたと感じることがあります。

そこで今回は、私自身が最低限これだけはやっている、お金のかからないメール誤送信対策を紹介したいと思います。

情報漏えい事故で頭を抱えるビジネスマンのイメージ写真

独自ドメインのメールをGmailで送受信するには

そもそも私のメール環境ですが、GMOインターネットが運営する「お名前.com」で独自ドメインを取得し、メールサービスも同社の提供する「お名前メール」を利用しています。

そしてそのメールアカウント、例えばkitajima@digitalbiz.jpというメールアカウントを、Gmailで送受信しています。

どういうことかというと、Gmailでエイリアス(別名)用のアカウントを1つ作ります。

例えばここでは仮にalias@gmail.comとしましょう。

このalias@gmail.comの設定に、kitajima@digitalbiz.jpのメールを送受信できるよう、お名前メールのPOP、SMTPのサーバ名やポート番号、パスワードなどを入れてやるのです。

そしてkitajima@digitalbiz.jpのアドレスをデフォルトに設定してやると、Gmail上でkitajima@digitalbiz.jpのメールを送受信できます。

Gmailなら、パソコンからはGoogle Chromeなどのブラウザで、スマートフォンからはGmailアプリで、シームレスにメール送受信ができますし、個人用のGmailアカウントとも簡単に切り替えて使えるので便利ですね。

今回のメール誤送信対策は、このようなGmail環境での対策を中心に紹介します。

 

対策1:件名にお客様名を書く

さて、私がやっているメール誤送信対策の第一は、Gmailに限ったことではありませんが、メールの件名にお客様の名前を書くということです。

例えば、「【A社様】書類送付の件」のように書きます。

こうすることにより、送付先アドレスとメール内容とが一致していることを目視確認できます。

添付ファイルがある場合には、そのファイル名も「【A社様】見積書.pdf」のように、相手先の名前を入れたファイル名にしておくことで、添付の取り違えを防げますね。

ベタな方法ですが、普段からこのような癖をつけておくことで、忙しいときにもついうっかりといったミスを防ぐ助けになると思います。

ベタついでにもう一つ言うと、従業員が二人以上いるなら、送信時にダブルチェックするのも一つの方法です。

ダブルチェックは面倒臭いので形骸化してしまうおそれもあるのですが、社内ルールとして義務付けておくことも有効な対策と言えるかと思います。

お客様の信頼を失墜するイメージ写真

対策2:送信取り消し機能を設定しておく

二つ目は、Gmailの設定で、送信取り消し機能を設定しておくことです。

パソコンのブラウザでGmailを開き、設定(歯車マーク)→すべての設定を表示→全般の中に、送信取り消しの項目があり、取り消せる時間を5秒、10秒、20秒、30秒から選択できるようになっています。

私は30秒に設定していますが、こうしておくことにより、その時間は送信が保留されているということですね。

メール送信ボタンを押すと、ブラウザの下側に「元に戻す」という表示がされ、これを押すと送信を取り消すことができます。

パソコン側で設定しておけば、スマートフォンで送信する場合でも同様に取り消し機能が働きます。

今回はGmailで説明していますが、MicrosoftのOutlookを使っている場合でも、仕訳ルールという機能を使って「n分後に配信」という形で、一定時間送信を保留することができるようです。

まだ作成途中なのにうっかり送信ボタンを押してしまったとか、ファイル添付を忘れたとかいう場合でも、取り消すことができますので、設定しておくことをお薦めします。

 

対策3:Chromeの拡張機能Safety for Gmailによるメール誤送信対策

三つ目は、パソコンのGoogle ChromeブラウザからGmailを送信する場合に、Chromeの拡張機能として、Safety for Gmailを設定しておくことです。

Chromeウェブストアからインストールでき、無料で利用可能です。

これをインストールしておくと、外部ドメインの宛先が複数指定されているときに、宛先の誤りが無いか確認する警告画面が自動的に表示されます。

Google Chromeブラウザの拡張機能のため、スマートフォンから送信する場合には適用されませんが、異なるドメインの宛先に対して、送信前に再確認できますので、誤送信対策として効果は高いと思われます。

Safety for Gmailの送信確認画面
Safety for Gmailの送信確認画面

いかがでしたでしょうか。

冒頭にも述べたとおり、ついうっかりやってしまったメール誤送信が、重大な信用失墜を引き起こすことになってしまいます。

以上述べた3つの対策はどれもお金のかからない基本的な対策ですので、せめてこれらは必ず設定しておきましょう。

そして、たいていの事故は慌てたときに発生します。

締切り間際にドタバタになって、うっかりミスを引き起こさないよう、余裕をもって早め早めに仕事を行うことが一番の対策と言えるのではないでしょうか。

それでは今回はこの辺で。

宜しくお願い致します。

 

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