業務の見える化には経営者の強い意思が必要
- 北島コウ
- 4月8日
- 読了時間: 5分
皆さん、こんにちは。
今日の記事は、私が考えた記事要旨に基づいてChatGPTが原稿を作成し、それを修正する形で作成してみました。
さて、少し前に、「ドイツ人のすごい働き方」に関する記事を書きました。
◇以前の記事「ドイツ人の働き方に学ぶべき点は」（2025/3/4）
この中で、ドイツでは有給休暇を100％消化することが当たり前であり、それを実現するために、担当者だけが業務を把握している「属人化」の状態から脱し、プロセスを明確に文書化してチームで共有する、いわゆる「見える化」の取り組みが徹底されていることを紹介しましたが、今回はこの点についてもう少し掘り下げて考えてみたいと思います。
ドイツでは業務の見える化が文化として根付いている
ドイツにおけるこの仕組みは、休暇中でも誰かがすぐに業務をカバーできる体制を作るためであり、属人化を防ぐことが長い歴史の中でビジネス文化として根付いているのです。
このようなやり方は、単なる効率化のためではなく、誰かに仕事を引き継げる「仕組み」があってこそ、安心して休むことができるという、相互の信頼と合理性に基づいています。
しかし、このような考え方は日本ではまだ主流ではないと思います。
多くの日本人は、長時間労働や個人の頑張りによって成り立ってきた職場文化に慣れていると考えられるからです。
日本では業務の見える化が難しい理由
日本において業務の見える化が進まない背景には、高度経済成長期以来の労働観があると感じています。
例えば、業務を文書化し、誰でも担当できるようにしてしまうと、自分の仕事を誰かに取られてしまうという不安を感じる人もいるでしょう。
「この仕事は自分にしかできない」と思うことが、自己肯定感の源泉になっていることも少なくありません。
逆に、業務が可視化されれば、自分の存在価値が希薄になり、残業時間が減り、残業代も減ってしまう。
場合によっては、「自分がいなくても回る職場」になってしまい、将来的な立場の不安につながるという声も聞いたことがあります。
私も、いわゆる「24時間働けますか？」の時代に会社に入社し、長時間残業を厭わずガムシャラに働いてきた世代ですので、この感覚には共感できます。
かつては、長時間働いていることで「仕事をしている」と見てもらえ、それが評価につながっていました。
近年、逆に成果主義を重視するようになると、各人が所有しているノウハウが社内競争の武器となるために、ナレッジが共有しないほうが得だと考え、これもまた見える化を阻害していると思います。
◇パーソルビジネスプロセスデザイン「属人化とは？原因やリスクを学んで業務標準化で属人化を解消する方法」（2024/9/6）
また、見える化のためには、業務を整理し、マニュアルを整備する必要がありますが、それには膨大な時間と手間がかかります。
「自分がやった方が早い」と感じてしまうのは自然なことでしょう。
日々の業務に追われる中では、見える化はどうしても後回しになってしまうのです。
属人化のリスクは想像以上に大きい
しかし業務の属人化には、長期的に見て大きなリスクが伴います。
ある人が突然休んだり、退職したりした場合、その業務が誰にも分からない、引き継げないという状況になれば、現場は混乱し、重大な納期遅れや品質事故が発生することにもつながります。
私が以前所属していたある子会社でも、少数のベテラン社員が業務の核心部分を担っており、業務フローがブラックボックス化してしまっていました。
そのためにリスクがあっても顕在化せず、結果として期限に間に合わなくなり、別のものに差し替えて辻褄を合わせるといったことが頻発していました。
このような状況を打破するため、子会社の社長が大号令をかけ、一部ベテラン社員による業務の属人化から脱却するプロジェクトに着手したのです。
業務内容をすべて棚卸しし、マニュアル化・文書化するため、社内に「文書管理委員会」を立ち上げました。
私はその事務局長として、マニュアルの管理と更新を徹底する仕組みを作りました。
さらに、業務進捗を一元管理できるシステムを導入し、属人的に溜めこまず、組織としてガラス張りで把握できるようにしました。
覚悟を決めるのは経営者しかいない
このプロジェクトは、膨大な時間と労力を必要とする大変なものでした。
口には出さないまでも、社長に対する反発もかなりあったと思います。
それでも、社長はブレることなく、「未来を思えば、いまやるしかない」と繰り返し訴え、プロジェクトを推進しました。
私自身は途中で異動してしまったため、最終的な完結を見届けることはできませんでしたが、後から聞いた話では、何年にも及ぶ関係者の粘り強い努力によって、業務プロセスが整理され、スムーズな運営ができるようになったようです。
このような変革は、現場の自然発生的な動きに期待していては、いつまで経っても進みません。
なぜなら、業務の見える化は、現場の従業員にとっては「自分の働き方を変えること」であり、多くの人にとって負担以外の何物でもないからです。
だからこそ、経営者が「この会社をどうしたいのか」という強いビジョンと意思を持って、率先して旗を振ることが不可欠であると言えます。
口先だけの「改善しよう」ではなく、自ら痛みを伴ってでも進める覚悟が求められるのです。
中小企業様において、デジタル化時代に対応した業務の見える化と革新は骨の折れる作業ですが、これを乗り越えなければ未来の展望は開けません。
デジタルビズはそのチャレンジを支え、経営者様をサポートしたいと考えております。
お気軽に相談いただければと思います。
それでは今回はこの辺で。
宜しくお願い致します。
ChatGPTに記事の要旨や書き方をプロンプトとして明確に伝えることにより、記事作成がかなり効率化できることが分かりましたので、今後も活用したいと思います。
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