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実際にやってみた電子契約の締結はめちゃくちゃ簡単

更新日:4月15日

皆さん、こんにちは。

昨年末に、電子契約に関する記事を3件書きました。

 

「デジタル時代の契約とハンコのデジタル化」(2023/12/12)

 

「低価格なおすすめ電子契約サービスとは」(2023/12/19)

 

ご存じですか?電子契約は印紙税が不課税」(2023/12/26)

 

今回、ある株式会社様との間で契約を結ぶ機会がありましたので、実際に電子契約サービスに登録して、電子契約を締結しました。

今回はそのことについてレポートしたいと思います。


PCの前で握手する、電子契約のイメージ写真

手軽に始められるfreeeサインのスタータープラン

私が加入したのは、12/19の記事でも紹介した、freeeサインのスタータープランです。

電子署名法2条1項に適合した、「立会人型」の電子契約サービスです(「立会人型」の仕組みについては、12/19の記事参照)。

基本料金として年額税込12,936円(月あたり1,078円)で、月10件までの電子契約が可能です。

電子証明書付きの電子署名には、基本料とは別に1件ごとの送信料220円が必要です。

 

◇freeeサインのスタータープラン

 

電子証明書は、サイバートラスト株式会社の「iTrust リモート署名サービス」による証明書を使用しています。

freeeサインではこの電子署名の他に、電子証明書を用いずタイムスタンプだけを付与する「電子サイン」という方式も提供しており、こちらの場合は1件ごとの送信料は不要です(電子署名、電子サインを含めて月10件以内)。

社間での正式な契約には電子証明書付きの電子署名を行い、相手方との合意に関してそれほどリスクが高くない、例えば議事録などの確認といった場合には、認印的な意味合いとして電子サインを行う、といった使い分けをすることができます。

 

◇電子署名と電子サインとの使い分け(freeeサイン)


freeeサインのホームページから
freeeサインのホームページから

電子契約の締結はめちゃくちゃ簡単、そして早い

この電子署名方式により、実際に電子契約を締結してみました。

契約締結に当たっては、まず契約内容を相手方とすり合わせ、合意しておくことが重要です。

民法上は、この合意をすることですでに相手方との契約は成立していることになり(諾成契約)、契約書面を締結するのは、あくまで後々の揉め事防止の意味合いとなります(12/12の記事参照)。

実際にやってみると、電子契約の締結はめちゃくちゃ簡単でした。

締結する契約書の電子ファイル(PDFなど)をアップロードし、入力項目、例えばハンコの印影を配置する場所を決めたら、後は相手方のメールアドレスを指定して送信するだけです。

入力項目には、印影の他に会社名や住所、日付などを設定して文面上に配置することもできます。

同じ契約文面を複数の相手方と締結する場合などに、便利そうですね。

ハンコの印影は、実際の社印などの印影を登録することも可能ですが、むしろ電子契約であることが明確なほうがいいかなと思い、シンプルにこのような印影にしました。

12/12の記事でも書いているとおり、電子契約においてはハンコの印影には意味はありません。


今回締結した電子契約の押印らん
今回締結した電子契約の押印らん

契約の相手方には、freeeサインからメールが送付されます。

「立会人型」ですので、相手方はfreeeサインに加入している必要はありません。

そのメール内容に従って、承認処理をすれば、締結完了となります。

今回の契約書は4ページなので、紙の契約書の場合は製本テープで綴じて、割り印も押す必要がありました。

それを簡易書留とかレターパックで送って、相手方にも押印してもらった後、1通を返送してもらうとなると、普通なら最低1週間はかかると思います。

それが電子契約なら、ものの30分もあれば双方の押印処理を行い、締結完了するということになります。

印紙も貼る必要がありません(印紙が不要な理由は、12/26の記事参照)。

ビジネスのスピードアップと効率化のためには、電子契約にする効果は絶大ですね。

コストも、郵送代や印紙代を考えると、恐らく電子契約のほうが安いでしょう。

双方が締結完了したPDFファイルをAdobe Acrobat Readerで開き、「署名パネル」ボタンを押すと、このように署名内容とタイムスタンプとを確認することができます。

電子契約においては、この電子署名こそが、契約が真正で改ざんがないことの証明になります。


今回締結した電子契約の署名パネル
今回締結した電子契約の署名パネル

もう電子契約しかない

今回、実際にやってみて、これからはもう電子契約しかあり得ないなと改めて思いました。

12/12の記事の冒頭に、行政書士の業界こそデジタル化が遅れており、いまだに紙とハンコの契約書や申請書が中心になっているというところからスタートしましたが、こうした仕組みをどんどん積極的に活用していくことが必要と感じた次第です。

それでは今回はこの辺で。

宜しくお願い致します。

(注)freeeサインの個人事業主向けスタータープランは、機能改定により電子署名ができなくなりました。詳しくはこちらから。

 

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