皆さん、こんにちは。
行政書士の同期たちと、契約書などのハンコ文化から脱却してデジタル化をどうやって進めるかといった会話をしていたことに始まり、電子契約サービスの仕組みやおすすめサービスについて、2回に渡ってご紹介してきました。
◇過去の記事
「デジタル時代の契約とハンコのデジタル化」（2023/12/12）
「低価格なおすすめ電子契約サービスとは」（2023/12/19）
今年最後の記事では、電子契約サービスに関連したチェックポイントについて、幾つか紹介しておきたいと思います。
電子契約は印紙税が不課税
まず一つは、印紙税の問題です。
紙の契約においては、印紙税法により、契約の種類や契約書内に記載された金額により印紙税を収める必要があり、通常は税額に相当する収入印紙を購入して、契約書面に貼って押印するということを行っています。
電子契約を締結するに当たっては、この印紙税が不課税扱いとなっています。
下記、クラウドサインの解説記事によると、国税庁の通達や国会における政府答弁などにおいて、電磁的記録において作成された契約は課税文書として取り扱わないこととされているそうです。
◇クラウドサイン「電子契約で収入印紙が不要になるのはなぜか？」（2023/8/9）
そもそも印紙税というものは、契約書が何らかの経済活動を反映していることに対する課税だそうなので、であるならば電子契約にはなぜ課税されないのか不思議ですが、欧米各国では印紙税制度がない国も多く、よりグローバルな取り扱いが求められる電子契約では海外との整合性も理由の一つとして不課税扱いとなっているのではないかと、クラウドサインは考察しています。
今後の電子契約の普及により、このままずっと不課税かどうかは何とも言えませんが、少なくとも現時点では紙の契約書を結ぶのに比べて印紙税コストの削減が可能となると言えます。
電子契約なら保管場所も不要
次に、締結した契約書ファイルの保存についてです。
電子契約の他、見積書や請求書、領収書等、税務上の証拠書類となる電子ファイルの保存については、いわゆる電子帳簿保存法（正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」）、および同法施行規則に定められており、紙の書面と同様に7年間の保存義務があります（施行規則4条）。
保存の方法としては、同じく施行規則2条2項の第二号に、「当該電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと」とされていますので、ハードディスクやクラウドサーバに保存した状態で、モニター画面への表示やプリンタによる印出ができれば良いということになります。
この点についても下記のクラウドサインの解説記事が詳しいですが、各種クラウドサービスではサーバが海外拠点に分散して設置されている場合がありますが、これも国税庁のQ&Aにより、国内からアクセスできるようになっていれば問題ないとされているそうです。
◇クラウドサイン「電子帳簿保存法で定められた契約書の「データ保存」要件とは 適法な保管・保存方法を解説」（2023/10/19）
紙の契約書のように、ファイリングした書面の束を鍵付き書庫に保管するといったことが不要になり、場所代のコスト削減の他、火災や盗難のリスクも減りますね。
逆にサーバの障害などにより見読できなくなるリスクを避けるよう、異なるストレージにバックアップを取っておくようにすべきかと思います。
普段の使用にはクラウドサーバ内のものを参照し、万一の場合に備えてポータブルSSDなどにバックアップを取って、書庫に保管しておく、といった対策ですね。
保存に当たっては、紙のファイリングと同様に、分かりやすいファイル名を付け、締結年月や案件内容ですぐに検索できるようにしておきましょう。
いかがでしたでしょうか。
電子契約というと、最初はとっつきにくいかもしれませんが、印紙税は不要だし、保管場所もいらなくなるし、良いことずくめですね。
今後必ず主流になっていくことは間違いないと思われますので、ぜひ導入をご検討されてはと思います。
さて、今年も残すところあと数日。
3年に渡って世界中を苦しめたコロナ禍もようやく明け、以前の経済・社会活動が戻ってきたと思います。
本当に良かったです。
今年3月にこのホームページを立ち上げ、ニュースレター発行を開始して以来、ご愛読いただき、誠に有難うございました。
デジタルビズ、行政書士北島コウ事務所を立ち上げて、まだまだ助走段階ですが、来年は本格的に離陸できるよう取り組んでいきたいと思います。
来たる年が希望を感じられる明るい年になること、そして皆様方にも幸多き一年になることを祈念して、今年最後の記事を締めくくりたいと思います。
それでは皆様、良いお年を。
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