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持続的な運用のために、野良RPAに注意!

皆さん、こんにちは。

今回も、Windows11のパソコンに標準搭載されているMicrosoftのPower Automate for Desktop(PAD)を使ったRobotics Process Automation(RPA)についての続きとなります。

前回は、実際に私が面倒で困っていた作業を、PADで簡単な自動化フローを作成することにより、効率的に処理できるようになった事例をご紹介しました。


◇前回の記事「PADを使った簡単自動化フロー作成例」(2023/10/16)

このようにPADは非常に簡単に自動化フローを作れるので便利なのですが、注意点も幾つかありますので、それを記載しておきたいと思います。

RPAを表すイメージ写真

フローの目的や処理内容が分かるようにしておく

記憶は時間が経つと薄れていきます。

作った直後は良いのですが、1年後には、何のために作った自動化フローだったか、どのような処理をしているのだったか、分からなくなってしまう可能性があります。

例えば今回私が作成した新聞記事PDFから掲載日の日付を読み取る自動化フローの場合、記事内の掲載日の表示形式が変わってしまうと、読み取れなくなりますので、フローの内容を修正しなければなりません。

フロー内でどのような処理をしていたか分からなくなると、修正もできなくなってしまいます。

そのようなトラブルを防ぐため、注釈コメントを入れておくことが必要です。

まず、フローのプロパティには説明を書き込むことができますので、このフローが何の目的に、どのような処理を行うものか、書き込んでおきましょう。

またPADには、フロー処理に影響のないメモ書きを入れることのできる「コメント」というアクションが用意されています。

フロー内に、適宜この「コメント」を挿入して、どのような処理を行っているか、書き込んでおきましょう。

このようにしておくことで、後々フローの修正や改良が必要となった場合でも、これを手掛かりに思い出して修正することができます。

自動化フローのプロパティやコメントアクションについての例

組織内で自動化を行う場合の注意点

以前の記事にも書きましたが、PADというのはPower AutomateというRPAツールのうち、1台のパソコン(デスクトップマシン)で行う処理に限って限定的に無料使用可能としたツールです。


◇前回の記事「低コストで導入できるRPAツール『PAD』とは?」(2023/10/3)


私は、特に中小企業様においてはPADを使った自動化が業務の効率化に高い効果を発揮するものと思っており、強くお薦めしたいですが、従業員の方がバラバラに自動化フローを作成していると、いわゆる「野良RPA」だらけになってしまい、管理できなくなってしまう恐れがあります。

これを防ぐには、有料版のPower Automateを導入して、自動化フローをクラウド上などで共通管理して使用するといったことが理想ですが、そこまではいかなくても、社内にどのような自動化フローがあり、それは誰がいつ作成したもので、どのパソコン上で動いているかは、最低限管理しておく必要があるでしょう。

ちなみにPADの自動化フローは、テキストファイルにしてコピー/ペーストすることで、他のパソコンと共有することも可能です。

効率化のために作った自動化フローがゴチャゴチャになって、かえって非効率なことにならないよう、管理ルールをしっかり作っておくことが必要と言えるでしょう。

組織内で管理者が作業者に指示を与えているイメージ写真

持続的な運用で業務改善を定着させましょう

以前にも書いたとおり、私が嘱託として勤務する職場でも、私が音頭をとって、派遣さんの人手に頼っていた事務作業をUiPathによる自動化を図ることで、高い効率化を図ることができました。

単調な事務作業に時間を取られることなく、ユーザ対応など、もっと重要度の高い仕事に労力をかけることが可能になっています。

またヒューマンエラー(人為的なミス)を防げるという点もポイントかと思います。

中小企業様にとっても安価に導入できるPower Automate for Desktopはお薦めですので、もしご利用や運用にお困りであれば、気軽にご相談いただければと思います。

それでは今回はこの辺で。

宜しくお願い致します。

 

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